1. Chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Các chứng từ xuất nhập khẩu là những giấy tờ cần thiết để đảm bảo cho việc xuất khẩu hoặc nhập khẩu 1 lô hàng hóa nhất định giữa 2 bên giao thương. Các chứng từ này giúp quá trình thanh toán tiền hàng được diễn ra an toàn và minh bạch hơn, hỗ trợ tốt nhất trong việc đổi trả hay khiếu nại về hàng hóa. Ngoài ra, các chứng từ này còn là cơ sở để xác thực việc ký kết hợp đồng giữa các bên hay xác nhận việc vận tải và làm thủ tục hải quan,..…
2. Các chứng từ cần thiết trong thủ tục hải quan xuất khẩu
Các chứng từ bắt buộc:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Vận đơn Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Các loại chứng từ khác Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin)
Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
Các chứng từ khác tùy vào loại mặt hàng
Chứng từ Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hợp đồng thương mại là một chứng từ quan trọng để làm cơ sở cho các chứng từ còn lại. Vì vậy, cần phải chú ý kiểm tra chính xác các nội dung được ghi trên hợp đồng, chẳng hạn: thông tin bên bán và bên mua, tên hàng hoá, xuất xứ, số lượng, chất lượng, giá cả, điều khoản incoterm, hình thức và các điều khoản thanh toán, đóng gói, giao hàng và các chứng từ được yêu cầu.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Về Invoice, đây là một trong những chứng từ quan trọng để tiến hành thanh toán, đóng thuế và khai hải quan. Đây là chứng từ thể hiện yêu cầu của người bán đối với người mua trong việc thanh toán số tiền hàng đã ghi như trên hoá đơn. Ngoài ra, Invoice còn nói rõ đặc điểm, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá, các phương thức thanh toán, phương thức vận tải cũng được thể hiện rõ. Vì vậy, cần phải kiểm tra lại các thông tin, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng để đối chiếu lại xem có phù hợp với hợp đồng hay không trước khi tiến hành nhập liệu hoặc khai báo thủ tục hải quan.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Về Packing List, đây là chứng từ thể hiện các cách thức đóng gói hàng hóa, kê khai các thông tin về hàng hoá trong kiện hàng giao thương. Vì vậy, cần phải kiểm tra cẩn thận số lượng kiện hàng, net weight, gross weight, quy trình đóng gói,.. trên packing list với hàng hóa thực tế.
Các loại vận đơn
Đây những chứng từ do người vận chuyển xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở, được xem như là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết và nêu rõ nội dung của hợp đồng đó. Thông thường, vận đơn thường được chia làm 3 dạng:
- Vận đơn đường biển
- Vận đơn đường hàng không
- Vận đơn đường sắt (đường bộ)
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
- Tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Lên tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện khi muốn hàng hóa được thông quan.
Nội dung tờ khai hải quan, bao gồm:
Phần 1: Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai.
Phần 2: Tên và địa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu.
Phần 3: thông tin chi tiết lô hàng như bill, địa điểm lưu kho, địa điểm xếp hàng dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, ngày xuất ngày cập, số lượng hàng…
Phần 4: Hóa đơn thương mại, trị giá hóa đơn…
Phần 5: Thuế và sắt thuế phần này sau khi ta nhập chi tiết các mặt hàng thì hệ thống tự động xuất ra cho mình luôn.
Phần 6: phần dành cho hệ thống hải quan trả về.
Phần 7: Phần ghi chú về tờ khai hải quan
Phần 8: List hàng hóa Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin) giúp cho hàng hóa được chứng minh có xuất xứ rõ ràng, hợp pháp tới thuế quan và những quy định khác của pháp luật trong xuất nhập khẩu.
*Có 2 loại C/O chính
- C/O không ưu đãi: đây là C/O bình thường, nó được xác nhận với xuất xứ của sản phẩm cụ thể từ một nước nào đó.
- C/O ưu đãi: đây là loại C/O cho phép sản phẩm được giảm hoặc miễn giảm thuế sang những nước mở rộng đặc quyền này.
Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
Tùy vào từng loại mặt hàng mà xem xét có cần giấy kiểm dịch để hoàn tất hồ sơ xuất nhập khẩu hay không, thông thường là các giấy phép kiểm dịch thực vật và động vật được chứng nhận bởi cơ quan kiểm dịch. Mục đích của giấy chứng nhận này là để kiểm tra và ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh trên hàng hóa sang các quốc gia khác trên thế giới.
Các chứng từ khác tùy vào loại mặt hàng Ngoài những chứng từ được liệt kê phía trên, tùy vào từng mặt hàng mà cần bổ sung các chứng từ xuất nhập khẩu để hoàn tất quá trình thông quan hàng hóa.
Chẳng hạn:
+ Giấy chứng nhận chất lượng
+ Giấy chứng nhận kiểm định
+ Giấy chứng nhận vệ sinh
+ Giấy phép hun trùng
